Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 26. Juli 2026

TranscribeNext.com („wir“ oder „das Unternehmen“) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir bei der Nutzung unseres Transkriptionsdienstes („Dienst“) erheben, verwenden, offenlegen und schützen. Wenn Sie mit dieser Erklärung nicht einverstanden sind, nutzen Sie den Dienst bitte nicht.

1. Welche Daten wir erheben

1.1 Personenbezogene Daten

Wir können Daten erheben, die Sie freiwillig angeben, darunter Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen und optional Ihre Telefonnummer.

1.2 Audio-, Video- und Transkriptionsdaten

Audio- und Videodateien, die Sie zur Transkription hochladen
die daraus erstellten Transkripte
Metadaten wie Dateiname, Dauer und Uploadzeitpunkt

1.3 Automatisch erhobene Daten

Hierzu können IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Geräteinformationen, besuchte Seiten, Nutzungszeitpunkte, verwendete Funktionen, Cookies und ähnliche Technologien gehören.

1.4 Anmeldung über externe Anbieter

Wenn Sie sich über Google, Apple oder Microsoft registrieren, können wir gemäß den Richtlinien des jeweiligen Anbieters Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Profilbild erhalten.

2. Wofür wir Daten verwenden

Dienstbereitstellung: Dateien verarbeiten, Transkripte erstellen und Ergebnisse bereitstellen
Kontoverwaltung: Konten erstellen, authentifizieren und verwalten sowie Zahlungen abwickeln
Verbesserung: Nutzung analysieren, Fehler erkennen und Bedienbarkeit verbessern
Support: Anfragen beantworten und Probleme lösen
Kommunikation: Dienstmeldungen, Aktualisierungen und — mit Einwilligung — Marketingnachrichten senden
Recht und Sicherheit: gesetzliche Pflichten erfüllen sowie Betrug und unbefugten Zugriff verhindern

3. Verarbeitung durch KI-Systeme

3.1 Modelle auf von uns verwalteten Servern

Für Transkription und Sprechertrennung betreiben wir überwiegend Open-Source-Modelle wie OpenAI Whisper, NVIDIA Parakeet, Qwen3-ASR und pyannote.audio auf von uns verwalteten Servern. Auf diesen Verarbeitungswegen wird Ihr Audio nicht an die Entwickler der Modelle gesendet. Externe KI-Dienste werden nur in den nachstehend beschriebenen Fällen eingesetzt.

3.2 Externe KI-Dienste

pyannoteAI (api.pyannote.ai): wird auf bestimmten Verarbeitungswegen zur Sprechertrennung sowie bei Nichtverfügbarkeit oder hoher Auslastung unserer Server für hochverfügbare Transkription eingesetzt. Audio wird über kurzlebige sichere URLs übertragen. Laut veröffentlichter Aufbewahrungsrichtlinie werden Audiokopien auf Verarbeitungsservern unmittelbar nach der Verarbeitung, hochgeladene Medien innerhalb von 48 Stunden und Auftragsergebnisse 24 Stunden nach Fertigstellung gelöscht; die Daten werden nicht zum Modelltraining verwendet.
Alibaba Cloud Model Studio (Qwen-MT Plus): ist der primäre Anbieter für ausdrücklich von Ihnen angeforderte Übersetzungen. Übermittelt wird nur der dafür erforderliche Abschnitt des Transkripttexts, niemals Audio-, Videodateien oder Kontodaten. Laut Anbieter werden Model-Studio-Kundendaten nicht zum Modelltraining verwendet.
OpenAI API (GPT-4o mini und Text-Embedding-Modelle): verarbeitet Transkripttext für optionale KI-Funktionen wie Zusammenfassungen, Aufgaben, Chat, Übersetzungs-Fallback und sprachliche Überarbeitung sowie für Suchindex und Besprechungsübersicht. Übermittelt werden können Transkripttext, Titel, Sprecherbezeichnungen und Zeitstempel; Audio wird nicht an OpenAI gesendet. Daten aus der OpenAI API werden gemäß den API-Datennutzungsbedingungen nicht zum Training von OpenAI-Modellen verwendet.
Supadata (api.supadata.ai): wird ausschließlich verwendet, wenn Sie einen Link zu einem öffentlich zugänglichen Video etwa auf YouTube, TikTok, Instagram, X oder Facebook einreichen. Wir senden nur die öffentliche Video-URL, niemals Dateien von Ihrem Gerät oder Kontodaten, und erhalten vorhandene Untertitel oder ein aus dem öffentlichen Video erzeugtes Transkript.

3.3 Kein Training mit Ihren Inhalten

Wir verwenden Audio, Transkripte oder Google-Nutzerdaten nicht zum Training allgemeiner KI- oder Machine-Learning-Modelle.
Wir geben diese Daten nicht zu Trainingszwecken an Dritte weiter.
Aggregierte und anonymisierte Nutzungsstatistiken ohne Inhalte können zur Qualitätsverbesserung verwendet werden.

4. Google-Nutzerdaten

Unsere Verwendung und Übertragung von Daten aus Google APIs entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

4.1 Datenzugriff

Google-Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse und Profilbild zur Kontoerstellung und Authentifizierung
Google Calendar (nur Lesen): Termindaten, um bevorstehende Besprechungen anzuzeigen und Aufnahmen beziehungsweise Transkriptionen auszuwählen; wir verändern Ihren Kalender nicht
Google Drive (drive.file): ausschließlich Dateien, die Sie im Dateiauswahldialog ausdrücklich wählen, sowie Dateien, die TranscribeNext erstellt. Wir importieren gewählte Audio- oder Videodateien und speichern angeforderte Exporte beziehungsweise Google-Dokumente; andere Drive-Dateien können wir weder sehen noch abrufen.

4.2 Google-Daten und KI

Aus Drive importierte Audio- und Videodateien werden durch die in Abschnitt 3 beschriebenen Systeme verarbeitet.
Für Übersetzungen wird nur Transkripttext an Alibaba Cloud und erforderlichenfalls als Fallback an OpenAI gesendet. Optionale OpenAI-Funktionen, Suchindex und Besprechungsübersicht können einen Titel enthalten, der aus dem Drive-Dateinamen stammt; die Datei selbst und sonstige Drive-Metadaten werden nicht übermittelt.
Google-Profil- und Kalenderdaten werden nicht an KI-Modelle gesendet.
Google-API-Daten werden weder von uns noch von Dritten zum Trainieren, Nachtrainieren, Verbessern oder Entwickeln von KI-Modellen verwendet.

4.3 Einhaltung der Limited-Use-Anforderungen

Google-Nutzerdaten werden nur zur Bereitstellung und Verbesserung der ausdrücklich beschriebenen Funktionen verwendet und nur weitergegeben, soweit dies zur Funktionserbringung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder bei einer vorab angekündigten Fusion beziehungsweise Übernahme erforderlich ist.
Wir verwenden sie nicht für Werbung und verkaufen sie nicht.
Menschen lesen die Inhalte nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, für Sicherheitsuntersuchungen, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder für aggregierte und anonymisierte interne Betriebszwecke.

5. Offenlegung von Daten

Soweit es für den Dienst erforderlich ist, können wir Daten gegenüber Anbietern für Cloudhosting, Zahlungen, KI-Verarbeitung, Analysen und E-Mail-Versand offenlegen. Einzelheiten zu KI-Auftragsverarbeitern finden Sie in Abschnitt 3.2.

Wir können Daten offenlegen, um Gesetze, Gerichtsbeschlüsse, Vorladungen oder gültige Behördenanfragen zu erfüllen. Bei einer Fusion, Übernahme oder Veräußerung von Vermögenswerten informieren wir per E-Mail oder deutlich sichtbar im Dienst über eine Übertragung.

Wir verkaufen, vermieten oder tauschen weder personenbezogene Daten noch Audiodateien für Marketingzwecke.

6. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter TLS/SSL bei der Übertragung, AES-256-Verschlüsselung bei der Speicherung, rollenbasierte Zugriffskontrollen sowie regelmäßige Prüfungen und Überwachung. Eine hundertprozentige Sicherheit von Internetübertragung und elektronischer Speicherung kann jedoch nicht garantiert werden.

7. Aufbewahrungsdauer

Kontodaten: während der Kontolaufzeit und für einen angemessenen Zeitraum danach
Audiodateien: je nach Tarif 30 bis 365 Tage, anschließend automatische Löschung
Transkripttext: während der Kontolaufzeit, sofern Sie ihn nicht vorher löschen
Zahlungsunterlagen: sieben Jahre aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Pflichten
Protokolldaten: bis zu 90 Tage für Sicherheit und Analyse

Sie können die Löschung Ihrer Daten jederzeit unter [email protected] verlangen.

8. Ihre Rechte

Abhängig von Ihrem Wohnort können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch oder Einschränkung der Verarbeitung sowie den Widerruf einer Einwilligung verlangen. Schreiben Sie an [email protected]; wir antworten grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen.

9. DSGVO für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Vertragserfüllung, auf Grundlage berechtigter Interessen, Ihrer Einwilligung oder gesetzlicher Pflichten. Für Übermittlungen außerhalb des EWR verwenden wir angemessene Garantien wie die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln. Sie können sich bei Ihrer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

10. CCPA für Einwohner Kaliforniens

Soweit anwendbar, haben Sie das Recht, Informationen über Erhebung, Verwendung und Offenlegung zu erhalten, Löschung zu verlangen, dem Verkauf personenbezogener Daten zu widersprechen und wegen der Ausübung Ihrer Rechte nicht benachteiligt zu werden. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Anfragen richten Sie an [email protected].

11. Cookies und ähnliche Technologien

Wir können technisch notwendige Cookies für Authentifizierung und Sicherheit, Analyse-Cookies zur Nutzungsanalyse, Cookies zum Speichern von Einstellungen und — nach Einwilligung — Werbe-Cookies einsetzen. Sie können Cookies im Browser steuern; eine Deaktivierung kann Funktionen einschränken.

12. Datenschutz von Kindern

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder unter 13 Jahren beziehungsweise unter 16 Jahren im EWR. Wir erheben solche Daten nicht wissentlich. Wenn Sie eine irrtümliche Erhebung vermuten, schreiben Sie unverzüglich an [email protected].

13. Änderungen dieser Erklärung

Änderungen veröffentlichen wir auf dieser Seite und passen das Aktualisierungsdatum an. Bitte prüfen Sie die Erklärung regelmäßig.

14. Kontakt

E-Mail/Datenschutzbeauftragter: [email protected]
Postanschrift: WeApps, 00-019 Warszawa, Polen