Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 26 luglio 2026

TranscribeNext.com (“noi” o “la Società”) prende sul serio la protezione dei tuoi dati personali. Questa informativa descrive quali dati raccogliamo e come li utilizziamo, divulghiamo e proteggiamo quando usi il nostro servizio di trascrizione (il “Servizio”). Se non accetti questa Informativa, non utilizzare il Servizio.

1. Quali dati raccogliamo

1.1 Dati personali

Potremmo raccogliere informazioni che fornisci volontariamente, inclusi nome, indirizzo email, indirizzo di fatturazione, informazioni di pagamento e, facoltativamente, il tuo numero di telefono.

1.2 Dati audio, video e di trascrizione

• File audio e video caricati per la trascrizione
• Trascrizioni risultanti
• Metadati come nome del file, durata e data e ora del caricamento

1.3 Dati raccolti automaticamente

Tra questi dati possono rientrare l’indirizzo IP, il browser, il sistema operativo, le informazioni sul dispositivo, le pagine visitate, gli orari di utilizzo, le funzionalità utilizzate, i cookie e tecnologie simili.

1.4 Registrazione tramite fornitori esterni

Se ti registri tramite Google, Apple o Microsoft, potremmo ricevere il tuo nome, indirizzo email e immagine del profilo nel rispetto dell’informativa di ciascun fornitore.

2. Per cosa utilizziamo i dati

• Erogazione del Servizio: elaborare file, creare trascrizioni e fornire i risultati
• Gestione dell’account: creare, autenticare e gestire gli account ed elaborare i pagamenti
• Miglioramento: analizzare l’utilizzo, rilevare gli errori e migliorare l’esperienza d’uso
• Assistenza: rispondere alle richieste e risolvere i problemi
• Comunicazioni: inviare avvisi sul Servizio, aggiornamenti e, previo consenso, messaggi di marketing
• Obblighi legali e sicurezza: rispettare gli obblighi di legge e prevenire frodi e accessi non autorizzati

3. Elaborazione tramite sistemi di intelligenza artificiale

3.1 Modelli su server da noi gestiti

Per la trascrizione e la separazione dei parlanti utilizziamo principalmente modelli open source come OpenAI Whisper, NVIDIA Parakeet, Qwen3-ASR e pyannote.audio su server gestiti da noi. In questi flussi l’audio non viene inviato agli sviluppatori dei modelli. I servizi di IA esterni vengono utilizzati solo nei casi descritti di seguito.

3.2 Servizi di IA esterni

• pyannoteAI (api.pyannote.ai): viene utilizzato in determinati percorsi di elaborazione per separare i parlanti e per la trascrizione ad alta disponibilità quando i nostri server non sono disponibili o sono sottoposti a carico pesante. L'audio viene trasmesso tramite URL sicuri di breve durata. La politica di conservazione pubblicata stabilisce che le copie audio sui server di elaborazione vengono eliminate immediatamente dopo l'elaborazione, i media caricati vengono eliminati entro 48 ore e i risultati del lavoro vengono eliminati 24 ore dopo il completamento; i dati non vengono utilizzati per l'addestramento del modello.
• Alibaba Cloud Model Studio (Qwen-MT Plus): è il fornitore principale delle traduzioni che richiedi espressamente. Viene trasmessa solo la parte richiesta del testo della trascrizione, mai file audio, video o informazioni sull'account. Secondo il fornitore, i dati dei clienti di Model Studio non vengono utilizzati per l'addestramento del modello.
• API OpenAI (modelli GPT-4o mini ed embedding di testo): elabora il testo della trascrizione per funzionalità opzionali basate sull’IA, come riepiloghi, attività, chat, traduzione di riserva e modifica della lingua, oltre all’indice di ricerca e alla panoramica della riunione. Possono essere trasmessi il testo della trascrizione, i titoli, i nomi dei parlanti e i timestamp; l’audio non viene inviato a OpenAI. Secondo le condizioni sull’utilizzo dei dati delle API, i dati inviati tramite API non vengono usati per addestrare i modelli OpenAI.
• Supadata (api.supadata.ai): viene utilizzato solo se invii un collegamento a un video accessibile pubblicamente su YouTube, TikTok, Instagram, X o Facebook. Inviamo solo l'URL del video pubblico, mai file dal tuo dispositivo o informazioni sull'account, e riceviamo i sottotitoli esistenti o una trascrizione generata dal video pubblico.

3.3 Nessun addestramento con i tuoi contenuti

• Non utilizziamo audio, trascrizioni o dati utente di Google per addestrare modelli generali di intelligenza artificiale o apprendimento automatico.
• Non trasmettiamo questi dati a terzi per finalità di addestramento.
• Le statistiche di utilizzo aggregate e anonime senza contenuto possono essere utilizzate per migliorare la qualità.

4. Dati utente di Google

L’utilizzo e il trasferimento da parte nostra dei dati ricevuti tramite le API di Google rispettano le Norme sui dati utente dei servizi API di Google, inclusi i requisiti relativi all’utilizzo limitato.

4.1 Accesso ai dati

• Accesso con Google: nome, indirizzo email e immagine del profilo per creare e autenticare l'account
• Google Calendar (sola lettura): dati degli eventi per visualizzare le prossime riunioni e selezionare registrazioni o trascrizioni; non modifichiamo il tuo calendario
• Google Drive (drive.file): solo i file selezionati esplicitamente nella finestra di selezione e quelli creati da TranscribeNext. Importiamo i file audio o video selezionati e salviamo le esportazioni richieste o i documenti Google; non possiamo visualizzare né accedere agli altri file di Drive.

4.2 Dati di Google e intelligenza artificiale

• I file audio e video importati da Drive vengono elaborati dai sistemi descritti nella Sezione 3.
• Per le traduzioni, solo il testo della trascrizione viene inviato ad Alibaba Cloud e, se necessario, a OpenAI come servizio di riserva. Le funzionalità OpenAI opzionali, l'indice di ricerca e il riepilogo della riunione possono includere un titolo derivato dal nome del file di Drive; il file stesso e gli altri metadati di Drive non vengono trasmessi.
• I dati del profilo Google e del calendario non vengono inviati ai modelli AI.
• I dati dell'API di Google non vengono utilizzati da noi o da terze parti per addestrare, riqualificare, migliorare o sviluppare modelli di intelligenza artificiale.

4.3 Conformità ai requisiti di utilizzo limitato

• I dati utente di Google vengono utilizzati solo per fornire e migliorare le funzionalità espressamente descritte e vengono trasmessi esclusivamente nella misura necessaria a erogarle, ad adempiere a obblighi di legge o a gestire una fusione o acquisizione precedentemente annunciata.
• Non li usiamo per la pubblicità né li vendiamo.
• Il personale può accedere ai contenuti solo con il tuo consenso esplicito, per indagini di sicurezza, per adempiere a obblighi legali o per finalità operative interne su dati aggregati e anonimizzati.

5. Divulgazione di informazioni

Nella misura necessaria per erogare il Servizio, potremmo comunicare informazioni ai fornitori di servizi di cloud hosting, pagamento, elaborazione tramite IA, analisi e invio di e-mail. I dettagli sui fornitori di IA sono riportati nella Sezione 3.2.

Potremmo comunicare informazioni per adempiere a una legge, un ordine del tribunale, un mandato di comparizione o una richiesta governativa valida. In caso di fusione, acquisizione o vendita di beni, daremo comunicazione del trasferimento tramite e-mail o con un avviso ben visibile nel Servizio.

Non vendiamo, affittiamo o scambiamo informazioni personali o file audio per scopi di marketing.

6. Sicurezza dei dati

Utilizziamo misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui TLS/SSL in transito, crittografia AES-256 a riposo, controlli di accesso basati sui ruoli e controlli e monitoraggio regolari. Tuttavia, non è possibile garantire che la trasmissione via Internet e l’archiviazione elettronica siano sicure al 100%.

7. Periodo di conservazione

• Dati dell’account: per tutta la durata dell’account e per un periodo ragionevole successivo alla sua chiusura
• File audio: a seconda del piano, da 30 a 365 giorni, quindi eliminazione automatica
• Testo della trascrizione: durante la durata dell'account, a meno che non lo elimini prima
• Documenti di pagamento: sette anni per obblighi di diritto tributario e commerciale
• Dati di registro: fino a 90 giorni per la sicurezza e l'analisi

Puoi richiedere la cancellazione dei tuoi dati in qualsiasi momento scrivendo a [email protected].

8. I tuoi diritti

A seconda del luogo in cui risiedi, puoi richiedere accesso, rettifica, cancellazione e portabilità dei dati, opporti al trattamento o chiederne la limitazione e revocare il consenso. Scrivi a [email protected]; in genere rispondiamo entro 30 giorni.

9. GDPR per gli utenti dello Spazio Economico Europeo

Trattiamo i dati personali per adempiere a un contratto, sulla base di interessi legittimi, del tuo consenso o di obblighi legali. Per i trasferimenti al di fuori del SEE, utilizziamo garanzie adeguate, come le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. Puoi presentare un reclamo all’autorità competente per la protezione dei dati personali.

10. CCPA per i residenti in California

Nella misura applicabile, hai il diritto di ottenere informazioni relative alla raccolta, all'uso e alla divulgazione, di richiedere la cancellazione, di opporti alla vendita di informazioni personali e di non subire discriminazioni per l'esercizio dei tuoi diritti. Non vendiamo informazioni personali. Invia le richieste a [email protected].

11. Cookie e tecnologie simili

Possiamo utilizzare cookie tecnicamente necessari per l'autenticazione e la sicurezza, cookie di analisi per l'analisi dell'utilizzo, cookie per la memorizzazione delle impostazioni e, con il consenso, cookie pubblicitari. Puoi controllare i cookie nel browser; la disattivazione può limitare le funzioni.

12. Privacy dei bambini

Il Servizio non è rivolto ai minori di 13 anni né ai minori di 16 anni nel SEE. Non raccogliamo consapevolmente dati di tali soggetti. Se ritieni che siano stati raccolti per errore, scrivici immediatamente a [email protected].

13. Modifiche alla presente Informativa

Pubblicheremo le modifiche su questa pagina e aggiorneremo la data indicata sopra. Ti invitiamo a consultare periodicamente questa Informativa.

14. Contatto

• E-mail/responsabile della protezione dei dati: [email protected]
• Indirizzo postale: WeApps, 00-019 Varsavia, Polonia